Seleção de Treinamento - Microsoft Access Versus Excel

Se você está em uma posição que exige gestão de uma grande quantidade de dados para a sua empresa, você pode considerar treinamento Microsoft Access. Microsoft Access é uma poderosa ferramenta para organizar e gerenciar grandes tabelas de dados, mas muitas pessoas usam o Excel para tarefas semelhantes em seu lugar. Este artigo explora as razões para usar o acesso contra o Excel para seus projetos de gerenciamento de dados, e dar alguns exemplos dos principais pontos fortes de cada aplicação.

Razões para usar o Microsoft Access

O acesso é geralmente adequado para dados e ações que se repetem, por exemplo, acompanhamento de pedidos e pagamentos para o seu negócio. Se você espera ter várias instâncias da mesma transação, então não faz muito sentido para organizar esses dados usando o Access. Por quê? Veja este exemplo: Digamos cliente um pede um monte de Widgets azul de sua empresa a cada mês. Se você estava tentando rastrear isso no Excel, você precisa repetir todas as informações do cliente Um em cada registro de ordem. Com acesso, as informações de contato do cliente Um pode se sentar em uma mesa separada para que tudo que você precisa para entrar no banco de dados as ordens seria o número do cliente ID. Quando chega a hora de fazer o seu relato, ou olhar para vendas por região geográfica, etc, você ainda pode usar pesquisas para incluir essas informações para o Cliente A sem ter que expressamente colocá-lo na tabela de pedidos.

Acesso também permite manter maior controle sobre o processo de entrada de Excel. Se você tem vários usuários que entram os dados em seu sistema, você deseja reduzir ou eliminar a chance de erros, tanto quanto possível. O Access permite que você faça isso através da concepção de um formulário de entrada de dados, o que dá a seus usuários acesso para os campos que você quer que eles têm acesso, mas não para outras partes do banco de dados que podia ser quebrado pela entrada de dados incorretos.

Razões para usar o Microsoft Excel

Excel é, naturalmente, uma ferramenta muito poderosa em seu próprio direito. Se você conseguir um monte de dados financeiros que requer um monte de cálculos e análises, em seguida, Excel provavelmente será sua ferramenta de escolha. O Excel também permite muito mais modelagem robusta e as previsões de acesso, tornando-o muito útil para a tomada de decisão estratégica e orçamento para o futuro.

Você também pode achar que muitos usuários em sua empresa não está familiarizado ou confortável usando o Access, ou que você precisa para distribuir vários modelos de um arquivo para vários usuários diferentes. Nesse caso, o Excel oferece a maior flexibilidade.

Como você pode ver, é importante saber o que suas tarefas mais importantes será quando se olha para o treinamento do computador. Microsoft Access é uma ferramenta subutilizada que você pode achar faz um trabalho muito melhor em lidar com tarefas que têm vindo a utilizar o Excel para. Por outro lado, o Excel é apropriada para muitas tarefas de gestão de dados também....